DATEV Unternehmen online – Belege scannen und Zahlungswesen

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DATEV Unternehmen online ermöglicht es Unternehmern ihre eingescannten Belege digital zu erfassen. Dabei stellt die Registrierung zum ersten Schritt. Diese kann per SmartLogin-App oder über die Chipkarte DATEV Smartcard erfolgen Anschließend können Unternehmer ihre Belege online an die Steuerkanzlei übermitteln. Im nächsten Schritt erfolgt die Übermittlung der Belege in die DATEV Cloud, wo die Daten zu den einzelnen Belegen ergänzt werden können. Hierbei kann auch die Stammdatenpflege erfolgen. DATEV Unternehmen online bietet daneben einen von Unternehmen sehr geschätzten Vorteil. Es können bequem und schnell Zahlungsfunktionen genutzt werden.

Unsere digitale Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von DATEV Unternehmen Online spezialisiert. Wir erarbeiten dabei für jeden Mandanten individuelle Lösungen aus. Aufgrund der starken Nachfrage nach Online-Lösungen, haben wir uns entschlossen Beiträge dazu online zu stellen. Zunächst stellen wir den Regisitrierungs- und Anmeldevorgang bei DATEV Unternehmen Online dar. Anschließend beschreiben wir die Bearbeitung der gescannten Belege und gehen auch auf die Funktion der Online-Rechnungsüberweisungen ein.

1. Registrierung für DATEV Unternehmen Online

Arbeitet man mit einem Endgerät der Marke Mac oder einem anderen, das das Betriebssystem macOS nutzt, ist nur eine Möglichkeit gegeben, um auf DATEV Unternehmen Online zuzugreifen. Dies geschieht durch Anmeldung über die App DATEV SmartLogin. Sie ist sowohl fürs iPhone oder iPad, aber auch für Android-Smartphones oder Tabletts verfügbar.

Zunächst lädt man mit dem Rechner die Internetseite mit der DATEV Unternehmen Online-Anwendung, auf die man zugreifen möchte. Dort erscheint dann ein QR-Code. Dann authentifiziert man sich mit dem mobilen Endgerät entweder durch Eingabe einer PIN, per Fingerabdruck oder über eine Gesichtserkennung, um die DATEV SmartLogin-App zu nutzen. Mit dieser App scannt man dann den QR-Code. Auf diese Weise erhält nur derjenige Berechtigung zur Arbeit, der sowohl Zugriff auf das mobile Endgerät als auch auf den Rechner erhält.

Wer einen auf Windows-basierenden PC nutzt, der kann auf zwei verschiedene Weisen Zugriff auf DATEV Unternehmen Online erhalten. Einerseits ist dies mit der bereits zuvor beschriebenen Methode über die SmartLogin-App per Übermittlung des QR-Codes möglich. Die zweite Methode, um sich anzumelden, funktioniert mittels einer Smartcard. Dies ist eine Chip-Karte, die DATEV Smartcard classic nennt. Mit ihr wird die Authentifizierung bei der Anmeldung koordiniert. Einerseits gibt es die Smartcard in Form einer Kreditkarte. Sie ist dann über ein Kartenlesegerät mit dem PC zu verbinden. Andererseits gibt es die Smartcard auch im SIM-Kartenformat. Diese legt man einfach in eine Hardware im Format eines USB-Sticks ein, die DATEV mIDentity nennt. Dazu steckt man den mit der Smartcard ausgestatteten USB-Stick in den USB-Slot des PC und greift auf die DATEV-Benutzeroberfläche zu, indem man die bei der initialen Registrierung bestimmte und nun erforderliche PIN eingibt.

2. Bearbeitung der gescannten Belege mit DATEV Unternehmen Online

Als erstes erfasst man die eingescannten Belege. Dabei trifft man zunächst eine Vorauswahl, zu welchem Belegtyp der zu erfassende Beleg zuzuordnen ist. So kann dies zum Beispiel ein Kassenbeleg, eine Eingangsrechnung oder eine Ausgangsrechnung sein. Auch das Anlegen eigener Belegtypen ist realisierbar. Als nächstes fügt man die eingescannte Datei per Drag & Drop in die jeweilige Kategorie ein. Alternativ ist auch eine direkte Anbindung an den Scanner oder ein Hochladen von Dateien möglich, doch meist ist das Drag & Drop-Verfahren bequemer.

Meistens ist es sinnvoll, wenn man Belege, die beispielsweise aufgrund Ihres Umfangs in mehreren Scans erfasst wurden, in eine Datei zusammenfügt. Dadurch ist gewährleistet, dass bei der Buchführung keine Daten fehlen.

Der nächste Schritt ist die Übermittlung der Belege an die gemeinsame Cloud bei DATEV Unternehmen Online. Dazu reicht ein einziger Klick auf die zentrale Schaltfläche „hochladen“, um die Belege an die DATEV-Cloud zu senden. Nun haben sowohl der Unternehmer als auch seine ihn betreuende Steuerkanzlei Zugriff auf die Belege. Das wollen auch wir nun nutzen und beschreiben im folgenden Abschnitt die Optionen zur Bearbeitung der Belege.

Beim Speichern der eingescannten Dateien läuft im Hintergrund eine OCR-Erkennung. Mit dieser Texterkennung sammelt das Programm bereits erste Angaben zu den Belegen. So ist schon ein großer Teil der Arbeit erledigt, bevor man zum nächsten Schritt übergeht.

Hilfreich sind auch die Funktionen, mit denen man zusätzliche Angaben zu den einzelnen Belegen erfasst. Zum Beispiel kann man hier eine Kundennummer oder Kreditorennummer für einen neuen Kunden eingeben. Außerdem können hier noch Daten ergänzt oder geändert werden, die bei der OCR-Erkennung unzureichend erfasst wurden. Darüber hinaus lassen sich hierbei auch Stammdaten pflegen. Dazu zählen unter anderem Bankverbindungen oder Zahlungsbedingungen. Dies gilt sowohl für bestehende und erst recht für neue Geschäftskontakte, die man über DATEV Unternehmen Online bequem anlegen kann. Somit ist die wichtige Funktion der Kontrolle der Daten gegeben.

3. Zahlungsvorgänge per DATEV Unternehmen Online

Neben der Bearbeitung und Übermittlung der Belege ist die zweite große Hilfe, die DATEV Unternehmen Online Unternehmern bei der Geschäftsführung bietet, die Vorbereitung und Übermittlung von Zahlungsaufträgen. Dabei stehen zwei unterschiedliche Methoden für den Zahlungsauftrag zur Verfügung. Einerseits ist dies über eine Verbindung zwischen DATEV Unternehmen Online und der Bank des Unternehmers möglich. Andererseits kann das Programm auch SEPA-Lastschriften im HBCI-Verfahren vorbereiten, um sie dann zur Bearbeitung an die Bank zu übermitteln.

Um zu vermeiden, dass man jede Rechnung, die bezahlt werden soll, einzeln zur Überweisung vormerken muss, bietet  DATEV Unternehmen Online auch die Option gleich mehrere Rechnungen zusammenzufassen. Auf diese Weise kann eine Sammelüberweisung schnell und einfach erstellt werden.

Sollten Sie zu DATEV Unternehmen Online oder weiteren Themen der digitalen Bearbeitung der Buchführung Fragen haben, kontaktieren Sie unser Teamt per E-Mail oder mit einem persönlichen Anruf.

Wir sind Steuerberater an den Standorten München und Würzburg. Unsere Steuerberater haben sich besonders auf die steuerliche Beratung von Unternehmen spezialisiert. Unsere Mandanten schätzen Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

1. Einrichtung und Beareitung der digitalen Finanzbuchführung
2. Langfristige Betreuung unserer Mandanten (Erstellung von Jahresabschlüssen, Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Steuererklärungen)
3. Umassende Beratung zur steuerlichen Optimierung der Unternehmenskonstellation